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Das Anschreiben: Die Grundlagen

Das Anschreiben: Die Grundlagen

Das Anschreiben ist Ihr erster Eindruck. Sorgen Sie dafür, dass Sie damit punkten.




Schreibt ein Unternehmen eine Stelle aus, gehen oft mehr als hundert Bewerbungen ein. Deshalb sollte man sich aus der Masse hervorheben. Das Anschreiben ist dabei besonders wichtig, denn es ist das erste, auf das der Blick des Bearbeiters in der Personalabteilung fällt.

Gehen Sie systematisch vor

1. Gezielte Vorbereitung

2. Grundregeln zur äusseren Form

3. Tipps zum Inhalt

4. Vor dem Abschicken

5. Checkliste für Ihr perfektes Bewerbungsanschreiben




Matttilda, Fotolia.com1. Gezielte Vorbereitung
Bevor Sie mit dem Schreiben loslegen, sollten Sie sich vorbereiten und folgende Fragen klären.

 

  • Wo bewerben Sie sich?
  • Handelt es sich um eine Initiativbewerbung oder antworten Sie auf eine Anzeige?
  • Was veranlasst Sie dazu, gerade in diesem Unternehmen arbeiten zu wollen?
  • Ist eine Abgabefrist einzuhalten?
  • Welche Anforderungen sind in der Anzeige genannt? Inwieweit erfüllen Sie sie?
  • Aus welchen Gründen sind gerade Sie "die ideale Besetzung"?



Wo bewerben Sie sich?
Unabhängig von den Stichworten, die eventuell in der Anzeige stehen, sollten Sie wichtige Informationen zu dem Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, einholen: Daten über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, Grösse, Belegschaftszahlen, Standorte, Produktpalette oder Angebot an Dienstleistungen und so weiter.

Recherchieren Sie jedoch nicht nur auf der firmeneigenen Website, sondern auch in Pressemeldungen (über Suchmaschinen) und anderen Rubriken. Blogs und Foren können ebenfalls Aufschlussreiches enthalten, sind aber stets mit der nötigen Vorsicht zu bewerten.


Handelt es sich um eine Initiativbewerbung oder antworten Sie auf eine Anzeige?
Wenn Sie sich initiativ bewerben, haben Sie bei gezielter Vorbereitung im Vorfeld bereits telefonischen Kontakt aufgenommen (siehe auch Ratgeber Initiativbewerbung). Liegt eine Anzeige vor, notieren Sie die wichtigen Punkte, auf die Sie sich in Ihrem Anschreiben beziehen können.


Was veranlasst Sie dazu, gerade in diesem Unternehmen arbeiten zu wollen?
Sammeln Sie alles, was Sie an Informationen über die Firma beschaffen konnten, und fragen Sie sich, warum gerade dieses Unternehmen für Sie attrativ oder interessanter als andere Firmen ist. Damit haben Sie einen Aufhänger für Ihr Anschreiben.

Beispiel: Wenn Sie als Jugendliche(r) mit Ihrer Familie einige Jahre in Brasilien gelebt haben, ist eine Tätigkeit in einer Firma, die in ihrer Stellenausschreibung bekannt gibt, dass sie Verstärkung für den Aufbau ihrer Geschäftstätigkeit in Brasilien ein Volltreffer für Sie.


Ist eine Abgabefrist einzuhalten?
Versuchen Sie, nach Möglichkeit umgehend auf Anzeigen zu antworten. Liegt die Ausschreibung schon länger zurück, ist die Stelle möglicherweise schon besetzt. Bevor Sie Ihre Unterlagen einsenden, sollten Sie bei dem in der Anzeige genannten Ansprechpartner telefonisch anfragen, ob die Stelle noch frei ist.


Welche Anforderungen sind in der Anzeige genannt? Inwieweit erfüllen Sie sie?

Hier gilt es, konkret und mit der grösstmöglichen Objektivität zu prüfen, ob Sie "geeignet" sind. Es nützt nichts, bei der Betrachtung der eigenen Stärken und Schwächen eine rosarote Brille zu tragen: Der Personalreferent wird sehr schnell feststellen, ob Ihr beruflicher Werdegang zur Anzeige passt oder nicht.

Konkret: Notieren Sie die einzelnen Punkte des Anforderungsprofils in tabellarischer Form auf der linken Seite eines Blatts und prüfen Sie bei jedem Punkt, was Sie jeweils zu bieten haben. Das Ergebnis Ihres Abgleichs tragen Sie dann jeweils in der rechten Spalte Ihrer Tabelle ein. Je weniger Punkte der Anforderungsliste aus der Anzeige mit einer Entsprechung aus Ihrem "Kompetenzkonto" versehen sind, desto geringer ist die Chance, dass der ausgeschriebene Job für Sie in Frage kommt.

Beispiel: Sehr gute Englischkenntnisse, den Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, Computerkenntnisse und fundierte HTML-Kenntnisse setzen wir ebenso voraus wie …

Wenn Sie HTML gar nicht oder nur rudimentär beherrschen, ist es nicht sinnvoll, auf eine Anzeige zu antworten.

Auch auf Fragen wie "Sind Sie mobil und wollen Sie auch im Ausland tätig sein?" sollten Sie für sich klar mit Ja antworten, wenn Sie sich auf die betroffene Stelle bewerben. Sind Sie ortsgebunden, ist eine Kontaktaufnahme zwecklos.


Aus welchen Gründen sind gerade Sie "die ideale Besetzung"?
Sind die Fakten - Abstimmung zwischen Anforderungsprofil und individueller Qualifikation - geklärt, ist es Zeit zu prüfen, warum Sie "die ideale Besetzung" für die ausgeschriebene Stelle sind: Welche Aspekte Ihrer Person, Ihres Werdegangs, Ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten sowie Ihrer bisherigen Aufgaben, sind für das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, so interessant, dass man gerade Sie einstellen sollte?

Beispiel: Gesucht wird ein Ausbildungsreferent, der den Mitarbeitern des Unternehmens alles zum Thema Projektmanagement näher bringt. Sie haben in den letzten zwei Jahren ein Projekt bei Ihrer Firma geleitet, vorher waren Sie im Bildungswesen  tätig und haben Ihren Kollegen die Instrumente des Projektmanagements beigebracht. Sie sind also die ideale Besetzung! ↑ nach oben




Schweitzer-Degen, Fotolia.com2. Grundregeln zur äusseren Form
Denken Sie stets daran, dass das Anschreiben das erste ist, was der Personalsachbearbeiter sieht. Deshalb gilt es, einige Grundregeln zur äusseren Form zu beachten:

 

  • Maximale Länge: 1 Seite
  • Ausdruck, Papier und Schrift
  • Korrekte Angaben im Adressfeld
  • Korrekte Betreffzeile
  • Einwandfreie Rechtschreibung
  • Klare Gliederung


Maximale Länge: 1 A4-Seite

Ihr Anschreiben sollte komplett auf 1 Seite passen, einschliesslich Absender, Adressfeld, Betreff, Unterschrift und der Angabe "Anlagen".


Ausdruck, Papier und Schrift
Das Anschreiben wird heute als Ausdruck vorgelegt und nicht handgeschrieben (es sei denn, ein handschriftlicher Brief wird ausdrücklich verlangt; dies ist nicht selten in Frankreich der Fall). Man verwendet weisses Papier guter Qualität (mindestens 100 g/m²). Wählen Sie eine diskrete, gut lesbare Schrift wie Helvetica oder Arial. Setzen Sie Fettungen, Kursivschriften und unterschiedliche Schriftgrössen sehr sparsam ein.


Korrekte Angaben im Adressfeld
Ganz wichtig ist das korrekte Schreiben des Namens und der Anschrift des Unternehmens, bei dem Sie sich bewerben. Prüfen Sie, ob die Rechtsform der Firma stimmt. Auch der Name des in der Anzeige genannten Ansprechpartners ist fehlerfrei zu schreiben. Fehler sind Zeichen geringer Wertschätzung sowie mangelnder Sorgfalt.


Korrekte Betreffzeile
In der Betreffzeile sind neben dem Zweck Ihres Schreibens ("Bewerbung") auch die Bezeichnung der Stelle, der Name der Veröffentlichung, in der die Anzeige erschienen ist, sowie das Datum der Ausgabe genannt werden. Es kommt nämlich nicht selten vor, dass grössere Unternehmen und internationale Konzerne gleich mehrere Inserate gleichzeitig in verschiedenen Zeitungen schalten.

Beispiel: Bewerbung als Brand Manager - Ihre Anzeige im ... vom …

Übrigens: Es ist heute nicht mehr erforderlich, das Wort "Betreff" voranzustellen. Schreiben Sie die Betreffzeile in Fettdruck - das genügt.


Einwandfreie Rechtschreibung
Achten Sie unbedingt auf einwandfreie Rechtschreibung. Die Datumsangabe erfolgt nach europäischem Muster (Zürich, 5. Juni 2009). Es sollte auf keinen Fall der Eindruck entstehen, dass der Verfasser des Schreibens mangelnde Deutschkenntnisse hat oder sich nicht bemüht hat, Fehler zu vermeiden. Lassen Sie Ihre Unterlagen in jedem Fall von jemandem, der sattelfest in Rechtschreibung ist, gegenlesen.


Klare Gliederung
Strukturieren Sie Ihr Anschreiben in: Einleitung, Mittelteil und Schlussteil. Durch übersichtliche Gliederung erleichtern Sie dem Personalsachbearbeiter die Arbeit.↑ nach oben




yelloj, Fotolia.com3. Tipps zum Inhalt
Gestalten Sie Ihr Anschreiben übersichtlich und  prägnant. Sie wollen den Personalsachbearbeiter dazu einladen, Ihren Brief bis zum Ende zu lesen. Ihr Schreiben soll ihn veranlassen, Ihre Bewerbungsunterlagen zu prüfen.


Strukturieren Sie Ihren Brief sowohl äusserlich als auch inhaltlich in drei Teile

  • Einleitung
  • Mittelteil
  • Schluss


Einleitung
Aller Anfang ist schwer, doch das muss nicht sein. Gut vorbereitet finden Sie mühelos den Einstieg. Ist in der Stellenanzeige der Name eines Ansprechpartners angegeben, richten Sie Ihr Schreiben direkt an diese Person. Fallen Sie mit der Tür ins Haus, ohne langatmige Erläuterungen: In der Betreffzeile haben Sie ja bereits angegeben, auf welche Anzeige Sie sich bewerben.

Sehr geehrter Herr Mustermann
Mit Interesse habe ich Ihre o.g. Anzeige gelesen, mit der Sie die Stelle eines Controllers ausschreiben.

Sehr geehrter Herr Mustermann
In der o.g. Zeitung bin ich auf die von Ihnen ausgeschriebene Stelle "Brand Manager" aufmerksam geworden.

Falls Sie im Vorfeld den genannten Ansprechpartner telefonisch kontaktiert haben, können Sie das als Aufhänger nehmen und sich direkt auf das Gespräch beziehen:

Sehr geehrter Herr Mustermann
Vielen Dank für das freundliche Gespräch von gestern. Wie vereinbart, erhalten Sie anbei meine Bewerbungsunterlagen für die Stelle des Assistenten der Verkaufsleitung.

Danach gehen Sie unmittelbar dazu über zu erläutern, weshalb Sie die ideale Besetzung sind. Stellen Sie den direkten Bezug zwischen der ausgeschriebenen Stelle und Ihrer Person her ...

Aufgrund meiner dreijährigen Erfahrung im Projektmanagement bei … erfülle ich genau die von Ihnen genannten Voraussetzungen.

und beschreiben Sie kurz Ihre derzeitige Tätigkeit beziehungsweise gehen Sie auf Ihre Ausbildung ein, falls Sie Berufsanfänger(in) sind.

Ich habe die Bereiche … und … kennen gelernt und konnte mich mit … vertraut machen. Zuletzt habe ich das Projekt … eigenverantwortlich betreut.



Mittelteil
Im Mittelteil gilt es, die Kernkompetenzen hervorzuheben, die genau auf die Anforderungen der zu besetzenden Stelle abgestimmt sind. Beim Lesen dieser Passage Ihres Anschreibens muss der Personalsachbearbeiter zu dem Schluss kommen: "Ja, das könnte der richtige Mann / die richtige Frau für uns sein".

Was Sie an Qualifikation zusätzlich zu bieten haben - sozusagen "on the top" - kann der Adressat Ihres Schreibens dem Lebenslauf und anderen Unterlagen Ihres Bewerbungsdossiers entnehmen.

Die Beschäftigung mit … ermöglichte es mir, auch umfassende Einblicke in … zu gewinnen. Diese Erfahrung konnte ich dann bei der Leitung des Projekts … erfolgreich umsetzen.

Als IT-Administrator bei der XXX AG habe ich über 100 vernetzte PC-Arbeitsplätze verantwortlich betreut. Zu meinen Aufgaben gehörten auch die Datensicherheit und die Einweisung neuer Mitarbeiter im Umgang mit dem Programm ….


Vermeiden Sie leere Worte wie "Ich bin äusserst belastbar und hoch motiviert…". Das setzt Ihr potenzieller neuer Arbeitgeber voraus!
Besser ist es, von Aufgaben zu berichten, aus denen deutlich hervorgeht, dass Sie hohe Belastungen nicht scheuen und mit Engagement an eine Aufgabe herangehen.

In den letzten fünf Jahren habe ich zusätzlich zu meinen regulären Aufgaben ein Sonderprojekt geleitet. Dabei hatte ich ein fünfköpfiges Team an meiner Seite, mit dem ich die Umstellung des firmeninternen DV-Netzes auf yyy, aus Gründen der internen Organisation ausschliesslich abends und am Wochenende, erfolgreich durchgeführt habe.


Danach erwähnen Sie noch kurz, was an der ausgeschriebenen Stelle besonders attraktiv für Sie ist.

An der von Ihnen beschriebenen Aufgabe reizt mich nicht zuletzt das teamorientierte Arbeiten und die erwartete hohe Mobilität.


Schliesslich geben Sie den frühestmöglichen Eintrittstermin an. Eine Gehaltsvorstellung sollten Sie nur dann nennen, wenn dies in der Anzeige ausdrücklich erwähnt ist. Auch dann ist es stets ein schwieriges Thema, das sinnvoller im Einstellungsgespräch behandelt wird. Es ist Ihre Entscheidung! In jedem Fall ist es besser, eine Angabe "von … bis…" zu machen, als einen festen Betrag zu nennen.

Mein Gehaltswunsch liegt bei etwa … bis … Schweizer Franken Bruttogehalt pro Jahr. Ich könnte zum … in Ihr Unternehmen eintreten.

Ich bin zurzeit in ungekündigter Stellung. Meine Kündigungsfristen entsprechen den üblichen gesetzlichen Vorschriften, so dass ich zum … für Sie tätig werden kann.



Schlussteil

Im Schlussteil geben Sie zum Ausdruck, dass Sie eine Einladung zu einem Anstellungsgespräch erhoffen. Vermeiden Sie dabei den Gebrauch des Konjunktivs und leere Worte wie "Über ein Vorstellungsgespräch in Ihrem geschätzten Unternehmen würde ich mich sehr freuen und verbleibe mit freundlichen Grüssen".

Besser ist:

"Ich freue mich auf die Einladung zu einem persönlichen Gespräch."

Wenn Sie vom Standard abweichen wollen, können Sie beispielsweise folgende Formulierung wählen:

"In einem persönlichen Gespräch können Sie sich ein genaues Bild von mir machen. Ich freue mich auf eine Einladung."

↑ nach oben




Falko Matte, Fotolia.com4. Vor dem Abschicken
Bevor Sie Ihre Bewerbungsmappe abschicken, nehmen Sie sich die Zeit, alles noch einmal in Ruhe durchzulesen und einer Person Ihres Vertrauens zum Gegenlesen zu geben. Bitten Sie dabei um kritische Durchsicht.




5. Checkliste für Ihr perfektes Bewerbungsanschreiben:
Prüfen Sie Ihr Anschreiben anhand dieser Checkliste




Frist eingehalten?
Anschrift, Namen (Firma, Ansprechpartner) korrekt?
PC-Ausdruck auf gutem Papier?
Diskrete, gut lesbare Schrift?
Adressfeld korrekt?
Länge: max. 1 Seite?
Korrekte Betreffzeile?
Klare Gliederung in Einleitung, Mittelteil und Schluss?
Einwandfreie Rechtschreibung?
Bezug zwischen Anzeige und Ihrem Werdegang hergestellt?
Kernkompetenzen in Abstimmung mit Anforderungsprofil deutlich? Besonderer Anreiz der Aufgabe erwähnt?
Möglicher Eintrittstermin genannt?
Hoffnung auf Einladung zum Gespräch zum Ausdruck gebracht?
Korrekte Schlussformulierung?
Hinweis auf Anlagen?

↑ nach oben


(Giselle Chaumien-Wetterauer, 02.07.2009 / Bilder: Fotolia.com)

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